Ako odpovedať na telefón počas práce

Obsah

• stupňa
• 1. časť Zdvihnite telefón
• 2. časť Hovorte telefónom

Premietanie profesionálneho imidžu v práci je dôležité pre akýkoľvek profesionálny úspech. Bez ohľadu na svoju pozíciu v spoločnosti je zodpovedanie telefónu úlohou takmer všetkých zamestnancov. Dobrá odpoveď vám umožní dať na telefónny hovor pozitívny tón, pomôcť korešpondentovi, aby sa cítil pohodlne, a umožní vám ľahko reagovať na jeho rôzne otázky.

stupňa

1. časť Zdvihnite telefón

1. 
   

   
   Odpovedzte rýchlo. Nie je zdvorilé, aby ľudia boli zaneprázdnení, keď ste v podnikaní alebo v profesionálnom prostredí. Pred tretím zazvonením zdvihnite slúchadlo a prijmite hovor.

2. 
   

   
   Položte slúchadlo na ucho. Je dôležité rýchlo odpovedať na telefón, ale stále by ste mali byť dosť trpezliví, aby ste mikrofón skutočne umiestnili blízko úst. Nezačínajte hovoriť, kým si nebudete úplne istí, že slúchadlo telefónu je prilepené k vám a uchu, aby druhá strana nestratila žiadne informácie.

3. 
   

   
   
   
   Pred odpoveďou zhlboka dýchajte. Keď sa telefón priblíži k ústam, začnite hlboko dýchať a až potom sa predstavte. To vám umožní zostať v pokoji a ovládať sa, čo vám umožní zhromaždiť svoju myseľ a pokojne hovoriť.

4. 
   

   
   Predstavte seba a svoje podnikanie. Budete sa musieť uistiť, že váš korešpondent označil správne miesto a správnu osobu, preto je dôležité, aby ste im povedali, kto ste a čo je vaše podnikanie. Najskôr nezabudnite uviesť názov spoločnosti. Mohli by ste premýšľať o vytvorení vlastného domu, takže nemusíte premýšľať o tom, čo povedať, keď telefón zazvoní, a mierne ho podľa potreby zmeňte.
   • Ak pracujete ako operátor recepcie alebo rozvádzača, je dôležité, aby ste ovládali chod firmy veľmi dobre, pretože vy ste ten, kto bude musieť volajúcemu pomôcť získať všetky potrebné informácie. Môžete jednoducho povedať: „ahoj, tu Spoločnosti , Joseph do zariadenia. Ako vám môžem pomôcť? Korešpondent tak bude vedieť, s kým hovorí a aká je identita vašej spoločnosti, ktorá mu dá príležitosť pokračovať v konverzácii. Ak pracujete ako súkromný sekretár, uveďte osobu, pre ktorú pracujete (napríklad „kancelária pána Smitha, Joseph na zariadení“), pretože je možné, že toto je presne tá, ktorú váš korešpondent skutočne hľadá. pripojiť.
   • Ak ste súčasťou služby, povedzte osobe, čo robíte, aby vedela, aké otázky sa môžu pýtať. Identifikujte sa vyslovením „ahoj, toto je účtovníctvo Jessicy“. Nechajte odvolateľa vedieť, či kontaktoval kanceláriu alebo osobu, ktorú chce, a či by mal hovoriť s niekým iným.

5. 
   

   
   
   
   Ponechajte si notebook a pero v blízkosti telefónu. To vám umožní rýchlo si robiť poznámky v prípade, že by vás daná osoba chcela opustiť alebo aby vám poskytla ďalšie informácie. Vyhnite sa tomu, aby váš korešpondent počkal, až bude čas hľadať niečo na napísanie.

2. časť Hovorte telefónom

1. 
   

   
   Úsmev pri rozhovore. Aj keď nemáte dobrú náladu, len sa usmievate a predstierate, že ste takí, aby si váš korešpondent myslel, že ste milí. Môže vám tiež pomôcť zlepšiť vašu náladu.

2. 
   

   
   Hovorte jasne a profesionálne. Keďže ste v profesionálnom prostredí, je dôležité, aby ste sa vy a váš korešpondent porozumeli jasne a presne. Hovorte pokojne a vyslovujte svoje slová, aby ste si boli istí, že to prešlo dobre a že ste mu porozumeli.
   • Nepoužívajte známe slangové výrazy ako „áno“, „určite“ alebo „nie“. Namiesto toho sa s ním porozprávajte pomocou jasných slov a fráz, ako napríklad „áno“ a „nie“. Bez ohľadu na to, aké informácie si počas dialógu vymieňate so svojím korešpondentom, vyvarujte sa akejkoľvek zámeny medzi vami. Nezabudnite povedať zvyčajné zdvorilé vety, ako napríklad „ďakujem“ a „nič“, ak existujú.
   • Ak chcete osobe oznámiť konkrétne informácie, ako sú písmená alebo telefónne čísla (napríklad meno alebo telefónne číslo), môže byť užitočné ovládať fonetickú abecedu. Týmto spôsobom by ste sa mohli vyhnúť zámene písmen, ktoré sú vyslovované takmer rovnako ako písmená „M“ a „N“, použitím užitočných tipov, ako napríklad „M ako jesť“.

3. 
   

   
   Hovorte profesionálne s korešpondentom. Použite meno osoby („pán Smith“) a nie jej krstné meno, najmä ak nepoznáte korešpondenta osobne. Počas rozhovoru nezabudnite na jeho meno a oslovte ho.
   • Možno budete chcieť napísať meno osoby, len čo vám to povie, aby ste si ju mohli zapamätať. To by mohlo byť veľmi užitočné.

4. 
   

   
   V prípade potreby presmerujte hovor. Ak vás niekto volá, aby ste pracovali, je celkom možné, že sa pokúša vyriešiť konkrétny problém alebo má otázky, ktoré sa má položiť konkrétnej osobe. Ak neviete, ako odpovedať na otázku alebo problém, nesnažte sa na ňu odpovedať. Namiesto toho navrhnite, aby ste hovor presmerovali na niekoho, kto vám bude môcť lepšie odpovedať a pomôcť vám. Ukáže mu tiež, že vám záleží na jeho probléme a ste ochotní mu pomôcť ho vyriešiť.
   • Väčšina stolových telefónov má v súčasnosti funkciu prenosu hovorov. Zistite, či je táto funkcia vo vašej kancelárii k dispozícii a ako funguje. Ak to tak nie je, zoberte číslo osoby, ktorú váš korešpondent zavolá, a poskytnite mu informácie.
   • Nezabudnite byť tak zdvorilí, ako je to možné, a ponúknite prenos hovoru. Môžete napríklad povedať: „Obávam sa, že na vašu otázku nemôžem odpovedať. Chceli by ste, aby som hovor presmeroval na Jacquesa, ktorý vám môže pomôcť lepšie? "
   • Ak nie je k dispozícii nikto iný, navrhnite, aby ste si ho vzali. Nezabudnite to poslať ďalej.

5. 
   

   
   Ukončite hovor profesionálne. Môžete mu jasne a slušne povedať, že rozhovor skončil a že sa môže zavesiť jednoducho vyslovením „ďakujem“ alebo „zbohom“. Nemalo by dôjsť k zámene, či by konverzácia mala pokračovať alebo nie.
   • Nechajte svojho korešpondenta zavesiť. Má hovor, takže ho musíte nechať dostať, čo chcel, keď volal na prvé miesto a rozhovor ukončil. Ak zavesíte, aj keď nie je pripravený ukončiť konverzáciu, môže sa to zdať neslušné alebo by ste mohli nechať uniknúť životne dôležitým informáciám.